ĐIỀU KHOẢN CHUNG SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1.1. Điều khoản chung sử dụng Hệ thống quản trị (“Điều khoản”) này quy định các nguyên tắc, điều kiện sử dụng, quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân được Công ty cấp quyền truy cập, khai thác và sử dụng Hệ thống quản trị phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và vận hành của Công ty.

1.2. Đối tượng áp dụng

Điều khoản này áp dụng đối với:

• Người quản lý, người điều hành và các cá nhân thuộc bộ máy quản trị của Công ty;
• Người lao động, nhân sự thuộc các phòng ban, bộ phận được Công ty cấp quyền sử dụng Hệ thống quản trị;
• Tổ chức, cá nhân khác được Công ty chấp thuận cho phép truy cập và sử dụng Hệ thống quản trị trong phạm vi được phân quyền.

1.3. Việc truy cập, khai thác và sử dụng Hệ thống quản trị đồng nghĩa với việc người sử dụng xác nhận đã đọc, hiểu và cam kết tuân thủ đầy đủ các quy định tại Điều khoản này và các quy định có liên quan do Công ty ban hành từng thời kỳ.

Điều 2. Mục đích sử dụng Hệ thống quản trị

Hệ thống quản trị được Công ty thiết lập nhằm phục vụ công tác quản lý, giám sát và điều hành toàn bộ hoạt động vận tải trên nền tảng công nghệ của Công ty.

Việc sử dụng Hệ thống quản trị nhằm các mục đích sau:

• Quản lý và giám sát hoạt động kết nối giữa khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận tải và tài xế cung cấp dịch vụ thông qua các ứng dụng do Công ty triển khai;
• Theo dõi, quản lý và điều phối hoạt động vận hành, bao gồm tình trạng chuyến xe, trạng thái hoạt động của tài xế, phương tiện tham gia vận hành và các thông tin liên quan đến quá trình cung cấp dịch vụ;
• Quản lý, tổng hợp, phân tích dữ liệu phục vụ công tác quản trị, điều hành kinh doanh, đánh giá chất lượng dịch vụ và xây dựng các kế hoạch phát triển của Công ty;
• Hỗ trợ các bộ phận chức năng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, bao gồm nhưng không giới hạn:
  • Bộ phận vận hành;
  • Bộ phận chăm sóc khách hàng;
  • Bộ phận tài chính, kế toán;
  • Bộ phận công nghệ thông tin;
  • Ban Điều hành Công ty.

Người sử dụng Hệ thống quản trị chỉ được phép khai thác, sử dụng hệ thống nhằm phục vụ các mục đích nêu trên và trong phạm vi quyền hạn được Công ty phê duyệt.

Điều 3. Giải thích thuật ngữ

Trong Điều khoản này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

• 3.1. "Hệ thống quản trị" là hệ thống phần mềm, nền tảng công nghệ và các công cụ quản lý do Công ty triển khai nhằm phục vụ hoạt động quản trị, giám sát và điều hành.
• 3.2. "Người sử dụng" là cá nhân được Công ty cấp quyền truy cập và sử dụng một hoặc nhiều chức năng của Hệ thống quản trị.
• 3.3. "Tài khoản sử dụng" là tài khoản truy cập được Công ty cấp cho từng người sử dụng nhằm xác thực danh tính và quản lý quyền truy cập.
• 3.4. "Quyền truy cập" là phạm vi chức năng, dữ liệu và thao tác mà người sử dụng được phép thực hiện trên Hệ thống quản trị theo sự phân quyền của Công ty.
• 3.5. "Dữ liệu hệ thống" là toàn bộ thông tin, dữ liệu được tạo lập, lưu trữ, quản lý hoặc xử lý trên Hệ thống quản trị nhằm phục vụ hoạt động quản trị và vận hành của Công ty.

Điều 4. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống quản trị

4.1. Nguyên tắc sử dụng đúng mục đích

Người sử dụng hệ thống chỉ được phép sử dụng Hệ thống quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ, chức năng công việc được Công ty phân công.

Người sử dụng không được sử dụng Hệ thống quản trị cho bất kỳ mục đích cá nhân, mục đích thương mại riêng hoặc mục đích khác không được Công ty chấp thuận.

4.2. Nguyên tắc sử dụng đúng phạm vi quyền hạn

Mỗi người sử dụng được cấp quyền truy cập tương ứng với vị trí công việc và phạm vi trách nhiệm được giao.

Người sử dụng không được:

• Truy cập, khai thác hoặc sử dụng các chức năng, dữ liệu vượt quá phạm vi quyền được cấp;
• Tự ý yêu cầu, cấp quyền hoặc thay đổi quyền truy cập cho bất kỳ cá nhân nào khác;
• Sử dụng tài khoản của người khác để truy cập hệ thống.

4.3. Nguyên tắc bảo đảm tính chính xác của dữ liệu

Trong quá trình khai thác và cập nhật thông tin trên Hệ thống quản trị, người sử dụng có trách nhiệm bảo đảm tính đầy đủ, trung thực và chính xác của dữ liệu được nhập, chỉnh sửa hoặc xử lý.

Mọi hành vi cố ý nhập sai, sửa đổi, xóa bỏ hoặc làm sai lệch dữ liệu nhằm phục vụ mục đích cá nhân hoặc gây ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty đều được xem là hành vi vi phạm Điều khoản này.

4.4. Nguyên tắc bảo đảm an toàn hệ thống

Người sử dụng có trách nhiệm bảo vệ sự an toàn, ổn định và liên tục của Hệ thống quản trị.

Nghiêm cấm các hành vi:

• Truy cập trái phép vào hệ thống;
• Can thiệp, phá hoại hoặc làm gián đoạn hoạt động của hệ thống;
• Sử dụng phần mềm, công cụ hoặc phương thức kỹ thuật nhằm vượt qua cơ chế bảo mật;
• Khai thác lỗ hổng hệ thống khi chưa được Công ty cho phép.

Điều 5. Quản lý tài khoản và quyền truy cập hệ thống

5.1. Công ty thực hiện việc cấp quyền truy cập Hệ thống quản trị trên cơ sở chức danh, vị trí công việc, chức năng nhiệm vụ và nhu cầu sử dụng thực tế.

5.2. Mỗi tài khoản được cấp cho một cá nhân cụ thể và không được phép chuyển giao, cho thuê, chia sẻ hoặc cho phép bất kỳ bên thứ ba nào sử dụng.

5.3. Người sử dụng có trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản, bao gồm nhưng không giới hạn:

• Tên đăng nhập;
• Mật khẩu;
• Thông tin xác thực truy cập khác.

5.4. Người sử dụng chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động phát sinh thông qua tài khoản được cấp, trừ trường hợp chứng minh được nguyên nhân phát sinh không thuộc lỗi của người sử dụng.

5.5. Công ty có quyền thay đổi, giới hạn, tạm khóa hoặc thu hồi quyền truy cập trong các trường hợp:

• Người sử dụng thay đổi vị trí công việc;
• Người sử dụng không còn thuộc phạm vi được phép sử dụng hệ thống;
• Người sử dụng chấm dứt quan hệ lao động, hợp tác với Công ty;
• Người sử dụng vi phạm Điều khoản này hoặc các quy định liên quan.

Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng hệ thống

6.1. Quyền của người sử dụng hệ thống

Người sử dụng hệ thống được quyền:

• Được cấp quyền truy cập và sử dụng các chức năng của Hệ thống quản trị phù hợp với vị trí, chức năng và nhiệm vụ được Công ty phân công;
• Được khai thác các thông tin, dữ liệu thuộc phạm vi quyền hạn nhằm phục vụ công tác quản lý, vận hành và thực hiện nhiệm vụ được giao;
• Được yêu cầu bộ phận có thẩm quyền hỗ trợ, hướng dẫn trong quá trình sử dụng hệ thống khi phát sinh vấn đề kỹ thuật hoặc nghiệp vụ;
• Được phản ánh các lỗi, bất cập hoặc rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống nhằm phục vụ việc cải tiến, nâng cấp hệ thống.

6.2. Nghĩa vụ của người sử dụng hệ thống

Người sử dụng hệ thống có trách nhiệm:

• Sử dụng Hệ thống quản trị đúng mục đích, đúng phạm vi quyền hạn và tuân thủ các quy định tại Điều khoản này cùng các quy định nội bộ khác của Công ty;
• Bảo vệ thông tin tài khoản truy cập, dữ liệu và các thông tin được tiếp cận trong quá trình sử dụng hệ thống;
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các thông tin do mình cập nhật, xử lý hoặc phê duyệt trên hệ thống;
• Không tự ý thay đổi, xóa bỏ, sao chép, trích xuất hoặc cung cấp dữ liệu trên hệ thống cho bất kỳ bên thứ ba nào khi chưa được Công ty hoặc người có thẩm quyền chấp thuận;
• Chủ động thông báo cho Công ty hoặc bộ phận phụ trách khi phát hiện các dấu hiệu bất thường, lỗi hệ thống, nguy cơ mất an toàn thông tin hoặc hành vi truy cập trái phép;
• Tuân thủ các quy trình, hướng dẫn sử dụng hệ thống do Công ty ban hành từng thời kỳ.

Điều 7. Quản lý và khai thác dữ liệu trên hệ thống

7.1. Toàn bộ dữ liệu được tạo lập, lưu trữ và quản lý trên Hệ thống quản trị thuộc phạm vi quản lý của Công ty.

7.2. Người sử dụng chỉ được phép khai thác dữ liệu trong phạm vi quyền hạn được cấp và phục vụ mục đích công việc.

7.3. Việc thu thập, xử lý, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân được thực hiện theo Chính sách quyền riêng tư và các quy định pháp luật có liên quan.

Điều 8. Giám sát và quản lý hoạt động trên hệ thống

8.1. Quyền giám sát của Công ty

Nhằm đảm bảo tính an toàn, minh bạch và hiệu quả trong quá trình vận hành, Công ty có quyền thực hiện việc giám sát toàn bộ hoạt động phát sinh trên Hệ thống quản trị.

Phạm vi giám sát bao gồm nhưng không giới hạn:

• Hoạt động đăng nhập, truy cập hệ thống;
• Lịch sử thao tác của người sử dụng;
• Việc cập nhật, chỉnh sửa, khai thác dữ liệu;
• Hoạt động vận hành phát sinh trên hệ thống;
• Các dấu hiệu bất thường liên quan đến an toàn, bảo mật hệ thống.

8.2. Ghi nhận lịch sử thao tác

Hệ thống có thể tự động ghi nhận và lưu trữ các thông tin phục vụ công tác kiểm soát, bao gồm:

• Tài khoản thực hiện thao tác;
• Thời điểm truy cập;
• Nội dung thao tác;
• Thông tin thay đổi dữ liệu;
• Các thông tin kỹ thuật cần thiết khác.

Việc ghi nhận lịch sử thao tác nhằm phục vụ công tác quản trị, kiểm tra, xử lý sự cố và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Công ty.

Điều 9. Bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu

9.1. Nguyên tắc bảo mật

Người sử dụng hệ thống có trách nhiệm bảo mật toàn bộ thông tin, dữ liệu mà mình được tiếp cận trong quá trình sử dụng hệ thống.

Thông tin bảo mật bao gồm nhưng không giới hạn:

• Thông tin khách hàng;
• Thông tin tài xế;
• Dữ liệu vận hành;
• Dữ liệu kinh doanh, doanh thu;
• Thông tin cấu hình, chức năng hệ thống;
• Các thông tin nội bộ khác của Công ty.

9.2. Nghĩa vụ bảo mật

Người sử dụng không được:

• Tiết lộ, cung cấp hoặc chuyển giao thông tin, dữ liệu cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào không có thẩm quyền;
• Sao chép, lưu trữ dữ liệu hệ thống trên thiết bị cá nhân hoặc nền tảng không được Công ty cho phép;
• Sử dụng dữ liệu thu thập được từ hệ thống cho mục đích ngoài phạm vi công việc;
• Thực hiện bất kỳ hành vi nào làm ảnh hưởng đến quyền riêng tư của khách hàng, tài xế hoặc quyền sở hữu dữ liệu của Công ty.

Việc xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện theo Chính sách quyền riêng tư và các quy định pháp luật có liên quan.

Điều 10. Quản lý sự cố và hỗ trợ kỹ thuật

10.1. Nguyên tắc xử lý sự cố

Khi phát hiện lỗi, sự cố hoặc nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống, người sử dụng có trách nhiệm thông báo kịp thời cho bộ phận phụ trách theo quy trình nội bộ của Công ty.

10.2. Trách nhiệm của bộ phận kỹ thuật

Bộ phận phụ trách hệ thống có trách nhiệm:

• Tiếp nhận và đánh giá tình trạng sự cố;
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý;
• Thực hiện các biện pháp cần thiết nhằm duy trì hoạt động ổn định của hệ thống;
• Thực hiện bảo trì, nâng cấp hoặc điều chỉnh hệ thống theo yêu cầu quản trị.

10.3. Quyền của Công ty trong trường hợp bảo trì hệ thống

Công ty có quyền tạm thời hạn chế hoặc gián đoạn quyền truy cập hệ thống trong trường hợp cần thiết để:

• Bảo trì;
• Nâng cấp;
• Khắc phục sự cố;
• Bảo đảm an toàn hệ thống.

Điều 11. Các hành vi bị nghiêm cấm

Người sử dụng hệ thống không được thực hiện các hành vi sau:

• Sử dụng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của mình;
• Truy cập trái phép vào các chức năng, dữ liệu không thuộc phạm vi quyền hạn;
• Cố ý thay đổi, xóa bỏ, làm sai lệch dữ liệu trên hệ thống;
• Sao chép, thu thập, cung cấp dữ liệu khách hàng, tài xế hoặc dữ liệu vận hành cho bên thứ ba khi chưa được phép;
• Sử dụng dữ liệu hệ thống nhằm mục đích cá nhân hoặc phục vụ lợi ích riêng;
• Can thiệp trái phép vào cấu trúc, chức năng, hoạt động kỹ thuật của hệ thống;
• Sử dụng công cụ, phần mềm hoặc phương thức khác nhằm vượt qua cơ chế bảo mật;
• Các hành vi khác gây ảnh hưởng đến an toàn, bảo mật hoặc hoạt động bình thường của hệ thống.

Điều 12. Xử lý vi phạm

12.1. Nguyên tắc xử lý

Cá nhân vi phạm quy định sử dụng Hệ thống quản trị tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị áp dụng các biện pháp xử lý phù hợp theo quy định nội bộ của Công ty và quy định pháp luật có liên quan.

12.2. Các biện pháp xử lý

Công ty có quyền áp dụng một hoặc nhiều biện pháp sau:

• Nhắc nhở, yêu cầu khắc phục;
• Tạm thời hạn chế hoặc đình chỉ quyền truy cập hệ thống;
• Thu hồi quyền sử dụng hệ thống;
• Xử lý trách nhiệm theo nội quy lao động, quy chế nội bộ của Công ty;
• Yêu cầu bồi thường thiệt hại phát sinh nếu hành vi vi phạm gây thiệt hại cho Công ty hoặc bên liên quan;
• Chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý trong trường hợp hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

Điều 13. Điều khoản thi hành

13.1. Hiệu lực áp dụng

Điều khoản chung sử dụng Hệ thống quản trị có hiệu lực kể từ ngày được Công ty ban hành và áp dụng đối với tất cả các cá nhân, bộ phận thuộc phạm vi điều chỉnh.

13.2. Sửa đổi, bổ sung

Công ty có quyền sửa đổi, bổ sung Điều khoản này nhằm phù hợp với:

• Mô hình vận hành;
• Yêu cầu quản trị;
• Sự thay đổi của hệ thống công nghệ;
• Quy định pháp luật từng thời kỳ.

Các nội dung sửa đổi, bổ sung sẽ được Công ty thông báo và áp dụng kể từ thời điểm có hiệu lực.

13.3. Mối quan hệ với các văn bản khác

Trong quá trình sử dụng Hệ thống quản trị, các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm đồng thời tuân thủ:

• Chính sách quyền riêng tư;
• Quy định bảo mật thông tin;
• Các quy trình vận hành nội bộ;
• Các văn bản hướng dẫn sử dụng hệ thống được Công ty ban hành từng thời kỳ.

Trường hợp có sự khác biệt giữa Điều khoản này và các quy định chuyên biệt khác, Công ty sẽ xem xét áp dụng theo nguyên tắc bảo đảm an toàn hệ thống, bảo vệ dữ liệu và phù hợp với mục tiêu quản trị vận hành.